场馆方是场地的管理者，在场地上实施任何活动都要经过他们的赞同。我们租用或借用场地的直接目的就是为了举办活动，在这个过程中会有许多地方需求场馆方配合。但是场馆方对本人场地的运用过程也有很多规定。所以由于沟通上的忽略，在以前的活动开展过程中经常会出现我们的要求和场馆的规定发生冲突的情况。这不只影响了我们和场馆的关系，更重要的是往往会由于这方面的缘由而耽搁活动的正常进行，最后是得不偿失。项目管理者联盟，项目管理成绩。

例如前段工夫我们在一个五星级宾馆的会展中心做一个活动，由于前期筹备的忽略，我们忘了给掌管人预备矿泉水。但是当时会场上也没有水，只要会场的门口放了一台饮水机。没办法我就在饮水机上倒了一杯水想让掌管人先解下渴，但是却被门卫拦住了，说会场内不让带水，开始以为不让带纸杯是怕在会场内四处乱扔，但是想不到他们连瓶装水也不让拿进去，非要掌管人本人出来喝。和门卫说不通我就去找他们的担任人，想让他们酒店的服务员给掌管人倒两杯水，但是担任人又说按照协议内容他们不为活动提供茶水服务。最后没办法，我只能从里面买了两瓶水，放在背包内偷偷的拿进来。

这本来是件很小的事，但是由于事前没有充分的沟通才会出现这种不必要的麻烦。所以在活动开展之前，先要把我们在活动中需求场馆配合的地方逐一罗列，事不惧小。另一方面，也要让场馆方把本人的规定说清楚，有什么冲突的地方尽量会前协商处理，不要等到事情出现了才去会谈。一旦活动进入实施阶段，我们可和场馆耗不起。
2、文件档案管理

这一点在工作计划中曾经提到过，如今之所以再次提出是由于在我所经历过的和了解到的很多活动中，在对文件档案的管理方面并不是很注重，经常会被忽略。但理想上，对于文件档案的管理在活动的执行过程中和活动的后期工作中都有着非常重要的作用。

活动中所触及到的文件档案次要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、旧事宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等几个方面。当我把这些文件档案罗列给大家看的时分，他们的作用我想大家心中曾经明了了。也许，在你没有罗列之前，你还不会想到会有这么多的文件需求我们去管理。但是我要说的并不只仅是让大家来充分注重这件事，有专门的人来管理这些档案文件当然是非常必要的。但是在管理过程中还应积极的去学习和发如今档案文件的管理中的重要方法。由于档案文件的管理并不是一件容易的事，我们对他们的管理并不只仅是确保他们不丢失，而理想上在活动的执行期间各种事项都会随时变动，对于这些变动的及时更新也是一个非常重要的工作。另外，更重要的是如何让他们在活动的过程在各个需求他们的工作人员中及时传递。

由于对文件档案的管理不善而使活动推延、忙乱的例子我就不用列述了，我想每位参与过活动执行的人都会有或多或少的经历。所以，希望我们在当前的活动管理中能够充分注重对于文件档案的管理。大型活动评估公司
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